GTDofDingen gedaan krijgenis een manier om dingen te plannen en te organiserenhelpen u productief te blijvenGTD helpt om georganiseerd te blijven en uiteindelijk minder tijd te besteden aan dingen die normaal gesproken een tijdje duren. Er zijn vijf basisprincipes van de GT-filosofie, die we in het artikel van vandaag zullen bespreken.
U kunt deze richtlijnen volgen om een eenvoudiger en productiever leven te leiden. Laten we, voordat we dit onderwerp verder bespreken, eerst proberen te begrijpen waarom GTD de reputatie heeft opgebouwd ingewikkeld te zijn. Simpel gezegd klinkt GTD ingewikkeld omdat er geen rigide regels voor GTD bestaan.
Dit is de reden waarom GTD uiteindelijk als “ingewikkeld” is bestempeld, terwijl dit in werkelijkheid GTD klantvriendelijker en gebruiksvriendelijker heeft gemaakt, omdat mensen kunnen mixen en matchen volgens hun eigen behoeften. In het volgende deel bespreken we de belangrijkste elementen waaruit deze filosofie bestaat.
Wat zijn de vijf pijlers van GTD?
1. Vastleggen
Het eerste dat u moet doen, isalles vastleggenwaar u momenteel bij betrokken bent. Dit kunnen uw dagelijkse taken, persoonlijke verplichtingen en werkverplichtingen zijn, enz. Volgens GTD moet u elke kleine taak noteren; van het bijwonen van werkvergaderingen tot het zoeken naar geschikttapijtreinigingsbedrijvenin uw regio mag u geen enkele taak missen. De GTD-filosofie is van mening dat als we dingen niet opschrijven, we de helft van onze energie en tijd besteden aan het onthouden van de taken die we elke dag moeten doen.
Zodra we alles opschrijven, is de helft van de taak al voltooid! Als u geen fan bent van schrijven op een notitieboekje, kunt u de taken opschrijven in een Word-bestand of een mobiele applicatie op uw telefoon. Het is geheel aan jou hoe je jezelf wilt organiseren. Het goede aan GTD is dat het concept je nooit zal dwingen een specifiek hulpmiddel te gebruiken; je kunt gebruiken waar je je prettig bij voelt. Dit is ook een geweldige manier om u te helpen uw doelen te bereiken zonder al te veel uit te stellen, aangezien u een modus gebruikt waar u al vertrouwd mee bent.
2. Verduidelijk
Het gaat niet alleen om het opschrijven van dingen;je moet ook verduidelijken wat je hebt geschreven. Verduidelijken betekent dat de taken worden verwerkt en wordt bepaald of ze uitvoerbaar zijn of niet. Als de taak uitvoerbaar is, verduidelijk dan wat de volgende actie zal zijn.
Als u de taken niet meteen hebt opgehelderd, bestaat de kans dat u de details later vergeet en dat het later meer tijd kost om ze gedetailleerd te maken. Definieer precies wat u moet verduidelijken; het kan een nieuw idee zijn, een taak die nog in behandeling is, informatie die u mogelijk moet ordenen. Men kan een stroomschemasysteem gebruiken om items te ordenen en er duidelijk over te zijn.
U hebt bijvoorbeeld een taak vastgelegd waarvoor u uw bureau moet ordenen. In de verhelderingsfase wijst u een actie toe aan de taak, afhankelijk van of deze uitvoerbaar is of niet. Als het haalbaar is, moet u bepalen of u het zelf gaat doen of het aan iemand doorverwijst. Als er geen actie ondernomen kan worden, kun je beslissen of je het wilt weggooien of wilt bewaren voor later. Probeer meer details te geven en zo specifiek mogelijk te zijn.
Bekijk de volgende stroom om een beter inzicht te krijgen:
3. Organiseer
Zodra u de lijst heeft verduidelijkt, wordt het tijd om deze ook te ordenen. In het kader van GTD,Organiseren betekent dat je de taak daar plaatst waar ze thuishoort. Kies een organisatiesysteem dat geschikt is voor uw behoeften, verdeel de taken in de vorm van mijlpalen of stel vervaldata voor uzelf in, of stel zelfs herinneringen in die u helpen uw verantwoordelijkheden onder controle te houden.
Het is ook een goede gewoonte om de taken te labelen, zodat alle taken niet door elkaar worden gehaald en u elke taak de juiste hoeveelheid tijd kunt geven. Er zijn verschillende manieren waarop u uw taken kunt organiseren. We hebben er hieronder een aantal op een rij gezet:
- Kalender: Zet al uw deadlines op een kalender. U kunt de kalender ook delen met het relevante personeel.
- Projecten: Als u meerdere taken heeft, maak dan een project aan waarin u ze allemaal bewaart.
- Referentiemateriaal: Verzamel al het nuttige materiaal, zoals video's en teksten, dat u nuttig vindt en dat u zal helpen bij uw werk.
4. Reflecteer
U zou uw systeem nu gereed moeten hebben; als je alles klaar hebt, kun je een paar minuten de tijd nemen om over de taken na te denken.Nadenken over uw lijstengeeft u de kans om de taken op te ruimen die zijn voltooid, taken die niet langer uitvoerbaar zijn, of taken die u aan iemand anders hebt uitgesteld.
Mogelijk ziet u zelfs een taak die u direct (binnen twee minuten) kunt uitvoeren. Aan de andere kant, als er een taak is die te moeilijk lijkt, kun je deze verder opsplitsen in uitvoerbare componenten. Het is ook een goed idee om uw takenlijst regelmatig te herzien, zodat u taken kunt verwijderen die al zijn voltooid.
Door na te denken over uw taken krijgt u ook inzicht in uw voortgang en ziet u waar u staat. U kunt uw lijst bekijken met een frequentie die u prettig vindt en afhankelijk van de aard van uw project. U kunt ervoor kiezen om dit dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks te doen.
Er kunnen enkele dagelijkse taken zijn die u dagelijks moet herzien. Aan de andere kant kunnen sommige taken een week of twee wachten voordat ze kunnen worden beoordeeld.
5. Doe mee
Zodra alle stappen zijn gestroomlijnd, zou uw volgende actie zijn:voer de taken uit en ga aan de slag!Omdat u nu afgestemd bent op uw systeem en op de hoogte bent van uw taken, kunt u nu gemakkelijker aan de slag. Uw werklast is nu in beheersbare delen verdeeld en uw projecten kunnen eenvoudig worden voltooid.
Voordat u echter in de taak zelf duikt, kunnen de volgende criteria u helpen het probleem verder te categoriseren en te beslissenwelke actie moet worden ondernomen.
- Context: Op basis van uw huidige taken en hoe ver u al bent gekomen, zou u moeten kunnen beslissen welke taak u vervolgens gaat uitvoeren.
- Resterende tijd: Hoeveel tijd u nog heeft om uw taak te voltooien.
- Resterende energie: De hoeveelheid energie die je nog hebt om je taken te voltooien.
- Prioriteiten: Probeer te analyseren welke taak u het maximale resultaat zou opleveren als u deze meteen zou uitvoeren.
Waar te beginnen?
Omdat u nu op de hoogte bent van de basisprincipes kunnen we overgaan tot de werking van de GTD-filosofie. Het is vrij eenvoudig om mee te beginnen; Het zal u verbazen dat GTD mogelijk al deel uitmaakt van uw systeem, maar dat u zich daar niet van bewust bent. Het kan via een applicatie zijn of zelfs via memo's op uw telefoon.
Als u nog geen systeem heeft, moet u eerst een systeem vindenbruikbaar gereedschapof planner om u te helpen uw taken en andere verantwoordelijkheden te organiseren. Welke tool of planner u ook vindt, zorg er gewoon voor dat uw toepassing u de flexibiliteit biedt om uw taken te verplaatsen.
Een andere belangrijke tip is om uw huidige to-do-lijst dagelijks of wekelijks in de gaten te houden. Als er wijzigingen zijn, pas deze dan dienovereenkomstig aan. U moet ook in staat zijn om uw taken periodiek te prioriteren; bepaalde taken kunnen belangrijk worden om aan te pakken in vergelijking met andere. Houd daarom de controle in de gaten om te kunnen identificeren welke taken dringend moeten worden afgehandeld.
Zorg er ook voor dat uw to-do-lijst niet te vol is. Als dit gebeurt, is het tijd om uw prioriteiten opnieuw te evalueren en ze dienovereenkomstig te herschikken. Als u uzelf elke ochtend vijf minuten de tijd geeft, kunt u op de hoogte blijven en uzelf behoudenafgestemd op uw doelstellingen
Wat te onthouden?
GTD kan een ideaal systeem voor u zijn als u het op de juiste manier weet te gebruiken. Houd er echter rekening mee dat het slechts één filosofie is en dat u zich daar niet aan hoeft te houden om succesvol te zijn. De kans is groot dat een andere ideologie bij uw aard van werk past.